Hur skriver man en faktura? Steg för steg
Att skriva en faktura behöver inte vara svårt. Oavsett om du precis har startat företag eller har fakturerat kunder tidigare är det viktigt att fakturan innehåller rätt uppgifter.
I den här guiden går vi igenom hur du skriver en faktura steg för steg, vilka uppgifter som måste finnas med och hur du undviker vanliga misstag. Du får också se ett konkret fakturaexempel och lära dig hur du kan skapa fakturor online.
Guiden utgår från vanlig svensk företagsfakturering. Särskilda regler kan gälla, till exempel vid momsbefrielse eller försäljning till andra länder.
1. Vad måste en faktura innehålla?
En fullständig faktura enligt momsreglerna ska normalt innehålla:
- Fakturadatum – datumet då fakturan utfärdas.
- Ett unikt löpnummer, baserat på en eller flera nummerserier.
- Säljarens momsregistreringsnummer.
- Säljarens och köparens namn och adress.
- Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.
- Datum för leverans, slutförd tjänst eller förskottsbetalning, om det kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet.
- Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag, enhetspris exklusive moms och rabatter som inte ingår i enhetspriset.
- Tillämplig momssats och momsbelopp.
Vid omvänd betalningsskyldighet behövs även köparens momsregistreringsnummer och en särskild hänvisning. Andra uppgifter kan krävas vid exempelvis självfakturering, momsfri försäljning eller vinstmarginalbeskattning. Vid vinstmarginalbeskattning ska momsbeloppet inte anges separat.
Den som omfattas av momsbefrielse för liten årsomsättning ska inte lägga på moms, utan ange att försäljningen är undantagen från momsplikt.
En förenklad faktura är ett särskilt begrepp i momsreglerna. Den får användas i vissa situationer, exempelvis när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms. Undantag och begränsningar gäller. Läs Skatteverkets regler om fakturering för den situation som gäller dig.
Uppgifter som underlättar betalningen
Ange också förfallodatum, avtalade betalningsvillkor, betalningsuppgifter och en tydlig betalningsreferens. Det är praktiska rekommendationer och ska inte blandas ihop med listan över momsreglernas obligatoriska uppgifter.
- Fakturanummer
- Identifierar fakturan.
- Företagsuppgifter
- Säljare och köpare.
- Moms och belopp
- Korrekt beräkning.
- Betalningsvillkor
- Tydliga betalningsinstruktioner.
2. Så skriver du en faktura – steg för steg
Steg 1: Ange dina företagsuppgifter
Fyll i företagets namn, adress och momsregistreringsnummer när det krävs. Kontrollera vilka momsregler som gäller för din försäljning.
Steg 2: Lägg till kunden
Ange kundens namn och adress. Kontrollera att fakturan ställs till rätt mottagare och om köparens momsregistreringsnummer behövs.
Steg 3: Ange fakturanummer och datum
Varje fullständig faktura ska ha ett unikt löpnummer som gör den identifierbar. Ange fakturadatum och, när det krävs, datum för leverans eller utförd tjänst.
Steg 4: Beskriv vad du har sålt
Ange vara eller tjänst, mängd eller omfattning och pris. Beskriv arbetet så att kunden förstår vad fakturan avser. Exempel: webbutveckling, 10 timmar à 800 kronor exklusive moms. Specificera vid behov vilket arbete som utförts.
Steg 5: Beräkna moms och totalbelopp
Här används 25 procent moms som exempel för en momspliktig webbutvecklingstjänst som säljs inom Sverige:
| Post | Belopp |
|---|---|
| Webbutveckling, 10 × 800 kr | 8 000 kr |
| Moms 25 % | 2 000 kr |
| Totalt att betala | 10 000 kr |
Momssatsen beror på försäljningen. Kontrollera Skatteverkets momssatser och undantag innan du fakturerar.
Steg 6: Ange betalningsvillkor
Utgå från det som avtalats. Exempel: fakturadatum 17 oktober 2026, betalningsvillkor 30 dagar och förfallodatum 16 november 2026. Ange hur kunden ska betala och vilken referens som ska användas.
Steg 7: Kontrollera och skicka fakturan
Kontrollera kunduppgifter, fakturanummer, beskrivning, datum, moms, belopp och betalningsinformation innan du skickar fakturan.
3. Fakturaexempel från Facturo
Här visas en faktura genererad av Facturo med fiktiva uppgifter: Nordvik Digital AB fakturerar Exempelbolaget AB för webbutveckling.
Demonstrationsexempel – inte en juridiskt fullständig faktura. Momsregistreringsnummer, organisationsnummer och betalningsuppgifter är inte ifyllda. Ordet ”timmar” är inte utskrivet på fakturaraden. Exemplet ska inte användas som en färdig fakturamall eller förväxlas med momsreglernas begrepp ”förenklad faktura”.
- Överst: fakturanummer 1, fakturadatum 17 oktober 2026, kund och referenser.
- Fakturaraden: antal 10, à-pris 800 kronor exklusive moms. I guidens räkneexempel avses 10 timmars arbete.
- Summeringen: 8 000 kronor plus 2 000 kronor moms ger 10 000 kronor att betala.
- Betalning: 30 dagar netto och förfallodatum 16 november 2026. Betalningsuppgifter behöver kompletteras i en verklig faktura.
4. Skapa en faktura online med Facturo
Du behöver inte skriva varje faktura manuellt i Word eller Excel. Med ett faktureringsprogram kan du samla kunduppgifter, skapa fakturor och hålla ordning på din fakturering.
Facturo är ett svenskt faktureringsprogram för småföretagare. Du kan:
- Skapa fakturor online.
- Registrera och hantera kunder.
- Skicka fakturor till dina kunder.
- Se dina fakturor i en översikt.
- Använda tjänsten från dator eller mobil.
Med gratiskontot kan du skapa upp till 3 fakturor per månad. Även sparade utkast räknas mot fakturagränsen. Läs mer om Facturos funktioner och priser och kontonivåer.
5. Vanliga misstag när du skriver en faktura
- Felaktigt fakturanummer: kontrollera att numret är rätt och unikt.
- Fel momsbelopp: kontrollera momssats och beskattningsunderlag.
- Otydlig beskrivning: beskriv vad kunden har köpt och i vilken omfattning.
- Saknade betalningsuppgifter: ange tydliga instruktioner för betalningen.
- Felaktiga kunduppgifter: kontrollera mottagarens namn och adress.
6. Vanliga frågor
Måste en faktura ha ett fakturanummer?
En fullständig faktura ska ha ett unikt löpnummer som gör den identifierbar.
Måste man lägga på moms?
Det beror på försäljningen och vilka momsregler som gäller. Det finns olika momssatser, undantag och särskilda regler. Kontrollera vad som gäller för ditt företag och din försäljning.
Kan man skriva en faktura i Word eller Excel?
Ja. Kraven på fakturans innehåll gäller oavsett verktyg och om fakturan är elektronisk eller på papper. Företaget behöver också hantera numrering och bokföringsunderlag korrekt.
Hur lång betalningstid ska en faktura ha?
Alla fakturor behöver inte ha just 30 dagars betalningstid. Mellan näringsidkare är huvudregeln betalning senast 30 dagar efter betalningskravet; längre tid kräver borgenärens uttryckliga godkännande. Särskilda regler gäller när köparen är en myndighet eller annat offentligt organ. Se 2 a § räntelagen.
Vad gör man om en faktura blir fel?
En bristfällig faktura kan ibland kompletteras eller rättas. I andra fall behövs en ny faktura eller en ändringsfaktura, exempelvis en kreditfaktura. En ändringsfaktura ska tydligt hänvisa till ursprungsfakturan och ange vad som ändrats. Åtgärden beror på felet; ändra inte bara bort historiken.
7. Börja fakturera med Facturo
Att skriva en faktura behöver inte vara komplicerat. Med rätt uppgifter, tydliga betalningsvillkor och ett bra faktureringsprogram blir arbetet enklare.
Med Facturo kan du skapa fakturor online och hålla ordning på dina kunder och fakturor. Börja med ett gratiskonto utan abonnemangskostnad: upp till 3 fakturor per månad, inklusive sparade utkast.